Cách kiểm tra và so sánh dữ liệu trong 2 cột Excel

Bình thường, khi dùng excel để đối chiếu dữ liệu giữa 2 cột trong file excel, bạn làm thủ công là dò từng thông tin rất mất thời gian và hay nhầm lẫn. Do đó bạn nên dùng công thức để lọc, kiểm tra và so sánh 2 cột với nhau, với file có nhiều số liệu và tương đồng thì đây là cách hữu hiệu nhất.

Bài viết này chi sẻ các bạn cách thực hiện điều này dễ dàng hơn

Cách dùng hàm excel Countif để so sánh dữ liệu trong 2 cột

Về cơ bản, hàm Countif dùng để thống kê, đếm số lượng ô trong excel theo điều kiện nào đó
Công thức: =Countif(vùng dữ liệu cần đếm/thống kê, điều kiện)
Lưu ý: có thể dùng dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;) trong hàm tuỳ theo phiên bản excel và máy tính bạn đang dùng.
Trước tiên, bạn mở file excel có chứa thông tin cần so sánh, sau đó bôi đen hết vùng dữ liệu (trừ ô tiêu đề màu xanh) ở cột 1 rồi bấm vào ô Namebox (ở góc trên bên trái) để đổi lại tên (viết liền nhau, không dấu), nhấn Enter để hoàn thành
Ở đây mình đặt tên vùng dữ liệu tại cột B là CTYA

Và, tại cột thứ2 (cột D), bạn cũng làm tương tự chọn vùng data (trừ ô tiêu đề màu xanh) để đặt tên là CTYB

Tiếp theo, tại ô C3, bạn nhập công thức =COUNTIF(CTYB,B3) trong đó, CTYB là vùng dữ liệu của cột thứ 2 và điều kiện là ô B3
Nếu kết quả trả về 0 thì không có ô nào trong cột Công ty B trùng với Công ty A, chẳng hạn, sản phẩm 123 ở công ty A đang lấy làm điều kiện so sánh, thì nếu trong Công ty B có tên này thì sẽ trả về kết quả được 1, 2,3,.. lần trùng nhau

Bạn kéo công thức tại ô C3 xuống hết vùng dữ liệu để so sánh dữ liệu ở 2 cột B và D
Kết quả, excel trả về các số, có ý nghĩa là sản phẩm 123 ở Công ty A có xuất hiện(trùng) 2 lần ở cột Công ty B, sản phẩm acb không có trong Công ty B, tương tự với các sản phẩm 456, 789 và abc đều có 1 lần trùng với công ty B

Bước tiếp theo, tại ô Namebox, bạn chọn vào CTYA (vùng dữ liệu được chọn được bôi đen) rồi chọn vào tab HOME sau đó bấm vào Conditional Formatting và chọn New Rule..

Giao diện hộp thoại New Formatting Rule xuất hiện, bạn bấm chọn vào dòng Use a formula to determine which cells to format
Bên dưới dòng Format values where this formula is true, bạn nhập công thức =COUNTIF(CTYB,B3)=0
Bấm chọn vào Format

Tại hộp thoại Format Cells, bạn chọn vào tab Fill, rồi chọn 1 màu trong bảng màu Background Color, xong bấm OK.

Sau đó tại hộp thoại New Formatting Rule, bạn nhấn Ok để hoàn tất

Và bên dưới là kết quả, sản phẩm acb trong cột B của Công ty A đã được bôi màu vàng (màu sắc mà bạn đã chọn ở bước trên). Như vậy chỉ có mã này có ở Cty A mà khong có ở Cty B

Tương tự đối với dữ liệu tại cột D, bạn cũng thao tác chọn vào ô Namebox và chọn CTYB rồi chọn vào tab HOME sau đó bấm vào Conditional Formatting và chọn New Rule..
Nhập công thức =COUNTIF(CTYA,D3)=0 vào ô Format values where this formula is true, sau đó chọn 1 màu sắc khác để phân biệt với cột B
Kết quả, nếu sản phẩm Cty B có mà Cty A không có thì sẽ có màu sắc bạn đã chọn

Chúc bạn thành công

Trả lời