2 cách sao chép dữ liệu bảng tính từ file Excel sang Word

Mỗi chức năng trong bộ Office đều có thế mạnh riêng, với Excel là bảng tính còn Word là văn bản, khi bạn làm việc trên Word cần thêm bảng tính với số liệu để minh hoạ cho nội dung thì phải sao chép từ Excel. Thông thường cách copy rồi dán sẽ làm vỡ cấu trúc, mất định dạng gốc, do vậy bài viết này chia sẻ các bạn cách sao chép dữ liệu tối ưu nhất

Dùng Paste Special

Đây là cách sao chép dữ liệu và bảng tính từ Excel sang Word mà ít ảnh hưởng đến cấu trúc và định dạng gốc nhất
Đầu tiên, tại file Excel, bạn bôi đen khu vực cần sao chép, rồi nhấn chuột phải chọn Copy (hoặc dùng phím tắt Ctrl+C) để copy nội dung vừa chọn

Tại file Word đang mở và muốn dán sang đây, bạn vào tab Home rồi nhấn chọn vào mục Paste, tại hộp thoại Paste Options: bạn chọn vào Paste Special… (hoặc dùng phím tắt Alt+Ctrl+V)

Ngay sau đó, cửa sổ Paste Special xuất hiện, tại mục Paste: bạn chọn vào Microsoft Office Excel Worksheet Object, khi đó dòng này hiển thị màu xanh đang chọn, bạn bấm OK để hoàn tất

Bên dưới đây là bảng tính từ Excel đã được copy sang Word, Có thể nói giao diện các ô, dòng và ký tự cũng tương tự như tại sheet Excel gốc, bạn có thể chỉnh sửa lại nếu thấy chưa phù hợp

Để có thể chỉnh sửa lại bảng tính này, bạn cần nhấn đúp chuột 2 lần vào và giao diện Excel xuất hiện bao quanh mặc dù file đang mở là Word, bạn thực hiện thay đổi kích thước, màu sắc, font chữ bình thường,…và nhấn chuột ra bên ngoài bảng tính đang sửa để thoát

Cách thông thường:

Đây là cách đơn giản nhất mà bạn nào cũng biết khi sử dụng máy tính, vì vậy khi copy từ excel và dán qua word sẽ bị mất định dạng khó sửa như trên excel
Tại sheet file excel, bạn bôi đen vùng dữ liệu hoặc bảng tính rồi nhấn đồng thời 2 phím Ctrl+C để copy
Tại file Word đang mở, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để dán nội dung vừa sao chép từ file Excel

Ở đây bạn nên dùng 1 trong 6 chức năng paste có sẵn để phù hợp với mục đích dán vào word
Sau khi đã copy từ excel, bạn quay lại word nhấn chuột phải và nhìn vào dưới dòng paste Options: có 6 biểu tượng dán

Thứ tự lần lượt các biểu tượng từ trái qua phải có tính năng như sau:

  1. Keep Source Formatting (K): dán giữ nguyên định dạng
  2. Use Destination Styles (S): dán dùng định hiện hiện tại của word
  3. Link and Keep Source Formatting (F): dán giữ nguyên định dạng và giữ link tới file excel
  4. Link and Use Destination Styles (L): dán dùng định dạng word và giữ link tới file  excel
  5. Picture (U): dán nội dung thành hình ảnh
  6. Keep Text Only (T): dán chỉ lấy văn bản

Sau khi nội dung đã được sao chép sang file word bằng cách copy thông thường, bạn cần có chỉnh sửa để độ dài rộng, ký tự đảm bảo cân đối
Tại file word, Bạn bôi đen toàn bộ bảng tính, chọn vào tab Layout, chọn tiếp AutoFit rồi chọn vào 1 trong 3 tính năng là AutoFit Contents (tự động chỉnh kích thước khớp với văn bản) AutoFit Window (tự động chỉnh khớp với trang word và Fixed Column Width (chỉnh theo độ rộng của cột)

Chúc các bạn thành công

Trả lời